<Trước | Nội dung | Tiếp theo>

4.3.2. Thực hiện các tác vụ bảng tính cơ bản‌

Tương tự như bất kỳ ứng dụng bảng tính nào khác, Calc được sử dụng để xử lý thông tin số hoặc văn bản ở dạng bảng. Nó chủ yếu được sử dụng để lập bảng số liệu. Nó cũng cho phép bạn sắp xếp và thao tác dữ liệu, áp dụng các chức năng số học, toán học và thống kê cho tập dữ liệu và biểu diễn tập dữ liệu dưới dạng biểu đồ hoặc đồ thị. Các phần sau đây mô tả các hướng dẫn để thực hiện một số tác vụ bảng tính cơ bản trong Calc.

Quy trình 4.6. Định dạng bảng và ô

Để định dạng bảng và ô trong bảng tính Calc:

1. Trên Ứng dụng menu, trỏ tới Office và sau đó nhấp vào Bảng tính OpenOffice.org để mở bảng tính Calc. Một cửa sổ Calc mới sẽ mở ra.

Hình 4.24. Khởi chạy Calc

2. Một số thành phần chính của cửa sổ Calc chính được mô tả dưới đây:

Hình 4.25. Cửa sổ Calc

• Hộp Tên chứa ô và số hàng, được gọi là tham chiếu ô, của ô hiện tại hoặc ô hoạt động.

• Ô hiện hoạt cho biết ô đã chọn hiện đang được sử dụng.

• Trình hướng dẫn chức năng mở hộp thoại Trình hướng dẫn chức năng.

• Nút Sum cho phép bạn tính tổng các số trong các ô nằm trên ô hiện tại.

• Nhấp vào nút Chức năng sẽ chèn một dấu bằng vào ô hiện tại cũng như trong dòng nhập, làm cho

nó đã sẵn sàng để chấp nhận một công thức.

• Các tab trang tính ở cuối trang tính cho biết số lượng trang tính có trong bảng tính hiện tại. Theo mặc định, một bảng tính mới bao gồm ba trang tính.

3. Sau khi bạn đã nhập dữ liệu cần thiết vào bảng tính, bạn có thể áp dụng các kiểu định dạng khác nhau cho bảng tính bằng cách chọn từ nhiều tùy chọn có sẵn trong Calc. Để áp dụng định dạng mong muốn cho một dải ô đã chọn, trên Định dạng trình đơn, nhấp Tế bào. Sản phẩm Format Cells hộp thoại mở ra.

Hình 4.26. Định dạng ô

4. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn khác nhau có sẵn trong Phông chữ, Hiệu ứng Phông chữ và Alignment các tab để chỉ định các thuộc tính định dạng khác nhau cho văn bản đã chọn. Tương tự, để gán các thuộc tính định dạng cho các số, bạn có thể chọn từ một số định dạng được xác định trước có sẵn trên Số trang tab hoặc xác định một trang mới dựa trên sở thích của bạn.

Sản phẩm Format Cells hộp thoại cũng cung cấp cho bạn các tùy chọn để thêm đường viền thông minh và nền sống động vào bảng tính của bạn. Nó cũng cho phép bạn chọn màu nền, từ một dải màu, cho bảng tính nhạt nhẽo và buồn tẻ của bạn.

Xác định các thông số kỹ thuật và nhấp vào OK để áp dụng các hiệu ứng định dạng.

Hình 4.27. Xác định các thuộc tính định dạng

5. Sau khi bạn đã chọn các thuộc tính định dạng cho dải ô đã chọn, bạn có thể nhận được kết quả tương tự như kết quả này.

Hình 4.28. Bảng tính được định dạng

6. Calc cung cấp cho bạn một tính năng hữu ích khác, được gọi là Định dạng tự động, cho phép bạn tạo các thiết kế bảng hấp dẫn và chuyên nghiệp mà không cần trải qua quá trình tốn thời gian để chọn các nhóm ô và gán các định dạng khác nhau cho chúng. Tính năng Tự động định dạng cho phép bạn nhanh chóng áp dụng các định dạng đặt trước cho toàn bộ trang tính hoặc một phạm vi ô đã chọn. Để áp dụng Tự động định dạng cho một trang tính hoặc phạm vi ô đã chọn, trên Định dạng trình đơn, nhấp Định dạng tự động.

Hình 4.29. Sử dụng Tự động định dạng

7. Điều này sẽ hiển thị hộp thoại Tự động Định dạng. Để chỉ định một định dạng đặt trước cho các ô đã chọn, hãy chọn một định dạng từ Định dạng danh sách và sau đó nhấp vào OK để áp dụng định dạng đã chọn cho vùng chọn.

Hình 4.30. Chọn một định dạng

8. Định dạng bạn chọn sẽ được áp dụng ngay lập tức cho vùng lựa chọn, và bạn sẽ có được một bảng được định dạng đầy đủ và hấp dẫn với rất ít nỗ lực.

Hình 4.31. Bảng được định dạng

Nhập Giá trị và Công thức. Công thức là một hàm bảng tính, hoàn chỉnh với các đối số, được nhập vào một ô. Tất cả các công thức đều bắt đầu bằng dấu bằng và có thể chứa số, văn bản và trong một số trường hợp, dữ liệu khác như chi tiết định dạng. Các công thức cũng có thể chứa toán tử số học, toán tử logic hoặc hàm bắt đầu.

Bảng 4.1. Công thức Calc

Cách nhanh nhất để nhập công thức là nhập công thức vào ô mà bạn muốn kết quả hiển thị hoặc trong Dòng nhập trên thanh Công thức. Bạn cũng có thể sử dụng trình hướng dẫn Hàm, giúp bạn tạo công thức một cách tương tác.

Quy trình 4.7. Để nhập công thức bằng trình hướng dẫn Hàm:

1. Trong bảng tính của bạn, hãy chọn ô mà bạn muốn chèn công thức. Để cho phép trình hướng dẫn Hàm hướng dẫn bạn cách tạo và áp dụng công thức, trên Thanh công thức, Click Trình hướng dẫn chức năng. Điều này mở ra Trình hướng dẫn chức năng Hộp thoại.

Hình 4.32. Trình hướng dẫn chức năng khởi chạy

2. Bạn có thể thấy toàn bộ phạm vi chức năng được liệt kê trong Chức năng hộp danh sách. Bạn cũng có thể chọn một danh mục từ danh sách Danh mục thả xuống để hiển thị các chức năng được liệt kê trong danh mục đó. Tìm chức năng mong muốn từ Chức năng và nhấp để chọn nó. Bạn nhận thấy rằng Trình hướng dẫn chức năng hộp thoại cung cấp cho bạn một số thông tin về chức năng đã chọn để hướng dẫn bạn lựa chọn. Sau khi chọn chức năng, hãy nhấp vào Sau để tiến hành tác vụ nhập công thức.

Hình 4.33. Chọn một chức năng

3. Bây giờ, bạn cần chỉ định các số mà bạn muốn áp dụng công thức. Để chọn các số, bạn cần quay lại trang tính.

Nhấn vào Shrink để thu nhỏ hộp thoại này và quay lại trang tính.

Hình 4.34. Thu nhỏ Hộp thoại Trình hướng dẫn Chức năng

4. Các Trình hướng dẫn chức năng hộp thoại thu nhỏ để cho phép bạn xem trang tính. Để chọn phạm vi ô, hãy giữ SHIFT và sử dụng chuột để chọn phạm vi ô chứa các số mong muốn.

Sau khi chọn các ô, bạn có thể quay lại trình hướng dẫn Hàm bằng cách nhấp vào Tối đa hóa .

Hình 4.35. Chọn phạm vi ô

5. Tham chiếu ô cho phạm vi ô đã chọn sẽ tự động xuất hiện trong số 1 và công thức được áp dụng, hoàn chỉnh với các đối số, xuất hiện trong Công thức ở cuối hộp thoại. Để hoàn thành nhiệm vụ nhập công thức, hãy nhấp vào OK.

Hình 4.36. Áp dụng công thức

6. Giải pháp xuất hiện trong ô mà bạn đã áp dụng công thức.

Hình 4.37. Đầu ra cuối cùng

Chèn biểu đồ. Bạn có thể trình bày dữ liệu của mình dưới dạng biểu đồ hoặc đồ thị để so sánh chuỗi dữ liệu của mình một cách trực quan và xem xu hướng trong dữ liệu. Calc cung cấp cho bạn một số cách để biểu diễn dữ liệu bảng tính bằng đồ thị.

Quy trình 4.8. Để chèn biểu đồ vào bảng tính của bạn:

1. Mở bảng tính có chứa dữ liệu và các tiêu đề hàng và cột, rồi chọn dữ liệu được đưa vào biểu đồ. Sau đó, trên Chèn menu, chọn Biểu đồ. Các Trình hướng dẫn Biểu đồ hộp thoại xuất hiện.

Hình 4.38. Khởi chạy Trình hướng dẫn Biểu đồ

2. Trên trang đầu tiên của Trình hướng dẫn biểu đồ, bạn có thể chọn loại biểu đồ và xem trước kết quả đầu ra của biểu đồ. Calc cho phép bạn chọn từ nhiều loại biểu đồ 2D và 3D. Bạn có thể quyết định làm theo phần còn lại của hướng dẫn của Trình hướng dẫn biểu đồ bằng cách nhấp vào Sau hoặc bạn có thể nhấp vào Kết thúc để chèn một biểu đồ vào tài liệu của bạn.

Hình 4.39. Chọn loại biểu đồ

3. Biểu đồ được chèn tại vị trí được chỉ định trong bảng tính của bạn. Giờ đây, bạn có thể di chuyển và thay đổi kích thước biểu đồ và chỉnh sửa thêm cho phù hợp với yêu cầu của mình.

Hình 4.40. Biểu đồ đã chèn

Xuất Bảng tính sang PDF. Giống như các ứng dụng OpenOffice.org khác, bạn có thể xuất bảng tính của mình từ Calc dưới dạng tệp PDF. Với OpenOffice.org, bạn không cần thêm bất kỳ phần mềm thứ ba nào để chuyển đổi tài liệu của mình sang định dạng PDF.

Quy trình 4.9. Để xuất bảng tính của bạn dưới dạng PDF:

1. Trên Tập tin trình đơn, nhấp Xuất dưới dạng PDF. Các Xuất khẩu hộp thoại xuất hiện.

Hình 4.41. Xuất bảng tính dưới dạng PDF

2. Bốn trang được gắn thẻ trong hộp thoại này cho phép bạn xác định các tùy chọn, chẳng hạn như các trang sẽ được đưa vào PDF, loại nén sẽ được sử dụng và mức độ bảo mật được gán cho tệp. Sau khi xác định các thông số kỹ thuật này, hãy nhấp vào Xuất khẩu để tiếp tục.

Hình 4.42. Xác định các tùy chọn PDF

3. Cung cấp tên tệp cho bảng tính của bạn và điều hướng đến thư mục bạn muốn lưu nó. Nhấp chuột

Lưu để xuất bảng tính dưới dạng tệp PDF.

Rất vui được biết:

Hình 4.43. Lưu dưới dạng PDF

Để khám phá Trứng Phục sinh được giấu trong Calc, hãy nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng tính của bạn, nhập = TRÒ CHƠI ("StarWars") và bắt đầu chơi ngay lập tức.

4. Bảng tính của bạn hiện được hiển thị dưới dạng tệp PDF.

Hình 4.44. Tệp PDF

<Trước | Nội dung | Tiếp theo>